Der Mail- und Kalender-Assistent
E-Mails kommen an.
Mailfried erledigt sie.
Mailfried ist der KI-gestützte Sachbearbeiter für Sammelpostfächer wie service@, bestellungen@ oder termine@. Er liest jede E-Mail, erledigt die Aufgaben dahinter in Ihren Fachsystemen und antwortet in Minuten — rund um die Uhr. Wo ein Mensch entscheiden muss, übergibt er begründet an Ihr Team.
E-Mail-Inhalte werden nicht gespeichert · KI-Anbieter frei wählbar · Betrieb auch auf Ihren Servern
Posteingang · service@werkstatt-beispiel.de
✓ erledigt
KM
Guten Abend, mein Wagen macht beim Bremsen Geräusche. Hätten Sie nächste Woche einen Termin für mich frei?
kalender_pruefen ✓ 0,8 s — drei freie Zeitfenster gefunden
M
Guten Abend Frau Maier, gern schauen wir uns das an. Nächste Woche sind folgende Termine frei: Dienstag 9:30 Uhr, Mittwoch 14:00 Uhr oder Donnerstag 8:15 Uhr. Antworten Sie einfach mit Ihrem Wunschtermin.
KM
Dienstag 9:30 passt. Danke!
termin_anlegen ✓ 1,2 s — Termin im Werkstattkalender, Einladung an Frau Maier versendet
Funktionsprinzip
So arbeitet Mailfried
Vier Schritte, jede E-Mail, jeden Tag — auch abends und am Wochenende. Ihr Team arbeitet dabei im gewohnten E-Mail-Programm weiter: Mailfried ersetzt es nicht, er arbeitet sichtbar und nachvollziehbar daneben.
01
Liest
Jede neue E-Mail samt Anhängen — PDFs, Fotos, Office-Dokumente. Mailfried erkennt, was der Absender möchte, auch bei mehreren Anliegen in einer Mail. Er rät nie und erfindet nichts.
02
Erledigt
Die Aufgaben dahinter führt er direkt in Ihren Fachsystemen aus: Bestellung anlegen, Zählerstand erfassen, Termin buchen. Angebunden über das offene MCP-Protokoll, einen Industriestandard für die Anbindung von Fachsystemen an KI-Assistenten.
03
Antwortet
In der Sprache des Absenders, mit Ihrer Signatur — wahlweise als Entwurf zur Freigabe oder direkt. Fehlen Angaben, fragt er beim Absender nach.
04
Übergibt
Beschwerden, Sonderfälle, Ermessensfragen: Hier übergibt Mailfried an Ihr Team — mit sichtbarer Begründung und Statusmarkierung direkt im Postfach.
Der Unterschied im Alltag
Was sich für Ihr Team ändert
Mailfried gibt Ihrem Team die Zeit zurück, die heute in Standardanliegen fließt: Sie werden automatisch erledigt und beantwortet — Ihr Team kümmert sich um die Fälle, die wirklich einen Menschen brauchen.
| Heute | Mit Mailfried |
|---|---|
| Das Sammelpostfach läuft über, immer mit denselben Standardanliegen. | Standardanliegen werden automatisch erledigt und beantwortet — das Team bearbeitet nur noch die Fälle, die einen Menschen brauchen. |
| Terminvereinbarung per E-Mail-Pingpong: „Passt Dienstag?“ — „Nein.“ — „Donnerstag?“ | Absender erhalten sofort passende freie Zeitfenster, der Termin landet direkt im Kalender — ohne Buchungsportal, ohne Login für den Kunden. |
| Antwortzeiten von Stunden bis Tagen, abends und am Wochenende bleibt alles liegen. | Antworten in Minuten — rund um die Uhr, auch am Wochenende. |
| Wissen über offene Vorgänge steckt in Köpfen und Postfächern. | Jeder Vorgang ist mit Status, Aufgaben und Begründungen dokumentiert — im Verwaltungsportal und sichtbar im Postfach. |
Der Kalender-Assistent
Terminvergabe ohne Buchungsportal
Ihre Kunden schreiben eine ganz normale E-Mail — Mailfried erledigt den Rest im Dialog: Er nennt freie Zeitfenster innerhalb Ihrer Arbeitszeiten, legt den Termin nach Bestätigung im Kalender an und verschickt eine echte Kalendereinladung. Verschieben und Stornieren geht genauso — ohne Konto, ohne App.
- Die Kalenderhoheit bleibt bei Ihnen. Absender erfahren nur, wann Zeit frei ist — nie Termindetails oder Termine anderer Personen.
- Ihre Regeln je Kalender. Arbeitszeiten, Überschneidungen, Wünsche außerhalb der Zeiten: Sie bestimmen, was automatisch geht und was Ihnen zur Bestätigung per Klick vorgelegt wird.
- Nur eigene Termine. Ein Absender kann ausschließlich Termine ändern oder stornieren, an denen er selbst teilnimmt.
- Ihre Kalender bleiben, wo sie sind. Microsoft 365 / Office 365 und offene Standard-Kalender (CalDAV) — insbesondere Nextcloud.
Kalendereinladung
Okt
6
Werkstatttermin — K. Maier
Dienstag, 9:30–10:30 Uhr
Bremsen prüfen, Geräusch bei Betätigung. Angelegt von Mailfried nach E-Mail-Bestätigung.
✓ im Kalender Einladung an Kundin versendet
Für wen
Gemacht für Betriebe mit vollem Postfach
Überall dort, wo ein Sammelpostfach täglich wiederkehrende Anliegen sammelt — und die Zeit fürs Abarbeiten fehlt.
Autohäuser & Werkstätten
Werkstatttermine vereinbaren, verschieben, stornieren — und Standardanliegen beantworten, bevor der Kunde anruft.
Praxen
Terminwünsche, Verschiebungen, Stornierungen — auch nach Feierabend, ohne dass die Rezeption klingelt.
Hausverwaltungen
Mieteranliegen, Zählerstände, Termine — erfasst, dokumentiert und beantwortet.
Fahrschulen
Steuer- & Anwaltskanzleien
SHK- & Elektrobetriebe
Tierarztpraxen
Physiotherapie
Versicherungsmakler
Datenschutz & Kontrolle
Von Grund auf datensparsam
Für Unternehmen im DACH-Raum ist der Umgang mit personenbezogenen Daten entscheidend. Deshalb ist Mailfried von Grund auf datensparsam gebaut — und Sie bestimmen, wohin Ihre Inhalte fließen.
Keine Inhaltsspeicherung
E-Mail-Texte und Anhänge verbleiben bei Ihrem Mail-Anbieter und werden bei Bedarf live abgerufen. Gespeichert werden Metadaten, Aufgabenprotokolle, Zusammenfassungen sehr langer Verläufe und Begründungen von Übergaben — nach Ihren Aufbewahrungsregeln, automatisch gelöscht.
KI-Anbieter frei wählbar
Anthropic, OpenAI, Azure OpenAI, Mistral, OVH oder jeder OpenAI-kompatible Endpunkt — auch EU-gehostet oder selbst betrieben. Inhalte gehen ausschließlich an den von Ihnen gewählten Endpunkt.
Verschlüsselte Zugänge
Postfach- und Kalender-Zugangsdaten werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert (AES-256) und sind aus dem Portal nicht auslesbar.
Echtheit wird geprüft
SPF, DKIM und DMARC werden ausgewertet. Bei Zweifeln an der Echtheit des Absenders wird nie automatisch versendet — ein Mensch entscheidet.
Schutz vor Manipulation
Eingehende E-Mails gelten für die KI strikt als Daten, nie als Anweisungen. Versteckte Textpassagen werden entfernt, jeder Werkzeugaufruf lückenlos protokolliert.
Betrieb nach Wahl
Mailfried läuft als Container-Anwendung — auf Ihren eigenen Servern oder gehostet und betreut durch die 3angular Solutions GmbH.
Häufige Frage
„Haben wir das nicht schon mit Copilot?“
Microsoft 365 Copilot unterstützt den Menschen, der gerade am Bildschirm sitzt. Mailfried arbeitet im Sammelpostfach — auch nachts, auch am Wochenende, auch wenn niemand am Platz ist. Beides ergänzt sich gut.
Postfach statt PersonLizenziert wird das Postfach, nicht der Mitarbeiter: Ein Sammelpostfach, beliebig viele Bearbeiter — und das ganze Team sieht den Stand jedes Vorgangs.
Facharbeit statt VorschlägeMailfried führt Aufgaben in Ihren Fachsystemen aus — Bestellung anlegen, Zählerstand erfassen, Termin buchen — und antwortet je nach Einstellung als Entwurf zur Freigabe oder direkt.
Kunden buchen per E-MailIhre Kunden vereinbaren, verschieben und stornieren Termine mit einer normalen E-Mail — ohne Microsoft-Konto, ohne Portal.
Auch ohne MicrosoftMailfried arbeitet mit Microsoft 365 und jedem Standard-Postfach (IMAP/SMTP); Kalender auch über den offenen Kalenderstandard CalDAV — etwa Nextcloud.
Die Live-Demo
Testen Sie Mailfried mit einer einzigen E-Mail
Hinter demo@mailfried.ai arbeitet Mailfried selbst. Schreiben Sie ihm wie einem Betrieb: Stellen Sie Fragen zum Produkt oder vereinbaren Sie testweise einen Beratungstermin — und erleben Sie aus Kundensicht, wie sich das anfühlt.
Neue Nachricht
demo@mailfried.ai
Ich hätte gern einen Termin
Guten Tag,
ich würde Mailfried gern kennenlernen. Hätten Sie kommende Woche einen Termin für ein kurzes Gespräch frei?
Viele Grüße
Kontakt
Sprechen wir über Ihr Postfach
Mailfried ist ein Produkt der 3angular Solutions GmbH — Ihr Partner für IT: Beratung. Lösungen. Zukunft. Wir begleiten Sie von der Auswahl der Postfächer bis zum laufenden Betrieb.
E-Mail: info@mailfried.ai
Telefon: +49 (89) 95 40 40 40
3angular Solutions GmbH · Cosimastraße 121 · 81925 München
BeratungGemeinsam wählen wir die Postfächer und Anwendungsfälle mit dem größten Nutzen.
EinführungWir verbinden Postfächer und Kalender, hinterlegen Ihre Geschäftsregeln — als einfacher Text, ohne Programmierung — und schulen Ihr Team.
BetriebHosting, Überwachung und Pflege durch 3angular — oder Unterstützung beim Betrieb auf Ihrer eigenen Infrastruktur.