Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Zusammenhang mit dem Dienst Mailfried ist:

3angular Solutions GmbH
Cosimastraße 121, 81925 München, Deutschland
E-Mail: info@mailfried.ai

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website wird von der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland gehostet. Hetzner verarbeitet dabei in unserem Auftrag die beim Aufruf der Website anfallenden Daten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

Beim Besuch dieser Website erfasst unser Server automatisch technische Zugriffsinformationen: die IP-Adresse Ihres Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, die aufgerufene Seite, die übertragene Datenmenge sowie Browser-Typ und Betriebssystem. Diese Protokolle dienen der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Protokolle werden nach 14 Tagen gelöscht.

3. Cookies

Diese Website setzt für Besucher keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken ein. Ausschließlich im Verwaltungsportal (Anmeldebereich für Kunden) werden technisch notwendige Sitzungs-Cookies gesetzt, ohne die eine Anmeldung nicht möglich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertragsschluss zielt, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Demo-Postfach

Unter demo@mailfried.ai betreiben wir ein öffentliches Demo-Postfach, mit dem Sie den Dienst Mailfried ausprobieren können. Wenn Sie eine E-Mail an dieses Postfach senden, verarbeiten wir die Nachricht so, wie es der Dienst auch im Produktivbetrieb tut: Der Inhalt Ihrer E-Mail einschließlich etwaiger Anhänge wird zur Erstellung einer automatischen Antwort an ein KI-Modell übermittelt. Die Antwort ist als maschinell erstellt gekennzeichnet und verweist auf diese Datenschutzerklärung.

Als KI-Modell setzen wir Azure OpenAI der Microsoft Ireland Operations Ltd. ein; die Verarbeitung erfolgt in der EU-Datenzone von Microsoft Azure. Ihre Inhalte werden weder von uns noch von Microsoft zum Training von KI-Modellen verwendet.

Der Text Ihrer E-Mail und etwaige Anhänge werden dabei nicht in unserer Datenbank gespeichert; sie verbleiben im Demo-Postfach und werden zur Verarbeitung jeweils direkt von dort gelesen. Gespeichert werden Betreff, Beteiligte und das Verarbeitungsprotokoll. Diese Daten und die E-Mails im Demo-Postfach selbst werden spätestens 30 Tage nach der letzten Nachricht gelöscht. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Durchführung der von Ihnen durch Ihre E-Mail angefragten Demo (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bitte senden Sie an das Demo-Postfach keine vertraulichen oder besonders schutzbedürftigen Informationen.

6. Verwaltungsportal

Kunden und ihre Beschäftigten melden sich am Verwaltungsportal über das Microsoft-Konto ihrer Organisation an (Microsoft Entra). Dabei verarbeiten wir Name, dienstliche E-Mail-Adresse und die zugewiesene Rolle im Portal sowie technische Anmeldedaten. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung des Portals und der Verwaltung der Zugriffsrechte; Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Vertrags mit unserem Kunden bzw. unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Zugriffsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Empfänger der Anmeldedaten ist die Microsoft Ireland Operations Ltd. als Betreiberin des Anmeldeverfahrens. Die Nutzerdaten werden gelöscht, wenn das Nutzerkonto entfernt wird oder der Vertrag mit dem Kunden endet.

7. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Im Produktivbetrieb verarbeitet Mailfried die E-Mail-Postfächer, Kalender und Vorgänge unserer Kunden. Dabei handeln wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist der jeweilige Kunde. E-Mail-Texte und Anhänge speichert Mailfried dabei nicht — sie verbleiben beim E-Mail-Anbieter des Kunden und werden zur Verarbeitung und Anzeige jeweils direkt von dort gelesen; gespeichert werden Metadaten (Betreff, Beteiligte, Zeitpunkte, Status) und Verarbeitungsprotokolle nach den Aufbewahrungsregeln des jeweiligen Kunden. Wenn Sie mit einem Unternehmen korrespondieren, das Mailfried einsetzt, wenden Sie sich für Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte bitte an dieses Unternehmen.

8. Empfänger

Wir setzen für den Betrieb der Website und des Dienstes folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Hosting, Rechenzentren in Deutschland)
• Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin (Anmeldeverfahren des Portals, Zugriff auf Microsoft-365-Postfächer und -Kalender, KI-Verarbeitung über Azure OpenAI in der EU-Datenzone)
• OVH GmbH (OVHcloud), Saarbrücken (Datenbank des Dienstes, Rechenzentrum Frankfurt, Deutschland; Datensicherungen in Frankfurt und Gravelines, EU)

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

9. Drittlandübermittlung

Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Soweit im Rahmen der Microsoft-Dienste im Einzelfall Daten in Drittländer gelangen können, stützt sich die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) und die EU-Standardvertragsklauseln.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an info@mailfried.ai.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.